Colega arquiteto(a), se um cliente lhe pedisse um orçamento hoje, você saberia como apresentar-lhe este orçamento formalmente? Embora você possa simplesmente passar o preço pelo WhatsApp, é recomendado que você tenha um modelo de proposta comercial, pois entre um preço passado por mensagem e um arquivo formal, o profissionalismo demonstrado é bem diferente.
Neste artigo mostrarei uma boa forma de redigir uma proposta comercial de arquitetura eficiente, dando dicas comerciais para refletir como faze-lo.
Saiba utilizar a proposta de forma inteligente.
O cliente deve ser capaz de identificar todas as informações referentes à negociação de forma clara. Portanto a proposta deve ser objetiva e autoexplicativa. Ela serve como um instrumento de negociação e como qualquer outro, deve sempre ser acompanhada de uma apresentação, quando possível.
É interessante que se faça uma apresentação presencial da proposta, para que todos os itens sejam debatidos e as dúvidas do cliente sejam sanadas. Como geralmente em construção civil e arquitetura as decisões envolvem sonhos, coisas grandes e valores elevados, é muito difícil que haja uma aprovação imediata de proposta. Portanto ela é importante para fazer o papel de manter as informações presentes quando o cliente for avaliar a negociação depois da apresentação.
Oque uma proposta precisa dizer?
Se nos colocarmos no lugar de um cliente orçando um projeto de arquitetura ou serviço de construção, podemos ter uma idéia de quais informações nós gostariamos de obter. Colocar-se no lugar do cliente e olhar as coisas da perspectiva dele é um exercício muito produtivo quando se trata de negócios em geral.
O princípio da proposta se assemelha ao do currículo em alguns aspectos. O ideal é que ela não tenha mais de duas páginas, a não ser que você queira anexar apresentações, referências ou uma prévia de projeto. Vamos então apontar as informações essenciais em uma proposta comercial:
1- Cabeçalho
Todo documento comercial precisa ser facilmente identificável. Do que se trata e a quem se destina. No cabeçalho todas estas informações devem estar presentes.
Título, algo como: Proposta comercial n. 123. (códigos ajudam na ornganização)
Nome e logo da empresa ou profissional,
Nome do cliente e título do projeto ou serviço.
Endereço do projeto ou serviço.
Data de emissão.
2- Descrição do produto ou serviço
Coloque neste campo as informações de descrição básica do serviço oferecido. Ser um pouco formal nesta parte é positivo.
Exemplo: Proposta referente à projeto de arquitetura e interiores para reforma residencial, Do apartamento 123 localizado no endereço x.
3- Itens inclusos
Nesta sessão vale sempre refletir a melhor forma de apresentar todos os itens que serão negociados. A resposta para isso depende de caso a caso. Se o cliente pedir que a proposta seja separada por itens ou se você sentir que seria mais atrativo ver valores segmentados do que uma sifra única muito grande. Caso você opte por fazer a segmentação é importante que sejam adicionadas as seguintes informações:
Item 01 - Nome - Número de unidades)
Descrição e escopo.
Vale ressaltar que esta é uma boa hora para esclarecer exatamente oque está e não está incluso nos serviços para que se evite dores de cabeça e desentendimentos futuros, com eventuais demandas adicionais não combinadas préviamente. Uma boa forma de se proteger e garantir a fluidez do cronograma tanto de projeto quando da obra.
Exemplo: Item 01 - Renderizações - 03 unidades - Imagens 3D renderizadas sendo 2 internas e diurnas e uma externa e noturna, todas com humanização
3- Demonstrações
Caso você tenha feito algum croqui, desenho ou prévia do projeto ou serviço, inclua depois das descrições. É um princípio básico de vendas, mostrar o produto, apresenta-lo e só depois falar de valores. Lembre-se que nos casos em que não haja uma licitação ou concorrência significativa, é bom evitar fazer prévias de projeto muito trabalhadas antes de ser contratado. Pois no caso de a negociação não obter sucesso, você terá trabalhado de graça e apresentado idéias para que o cliente faça o que bem entender.
Se quiser fazer algo do tipo, pode incluir as horas utilizadas no orçamento. Porém a melhor forma de agradar os olhos do cliente é coletar referências de seu próprio portfólio. É importante que ele esteja sempre atualizado e organizado, dessa forma você pode pegar exemplos dele para montar uma apresentação personalizada e direcionada para aquele cliente. Se estiver negociando projetos para um quarto de casal, apresente os projetos de quarto de casal que você já fez.
3- Valores
As variações possíveis neste caso são se você optou por segmentar a proposta por itens ou não. Como estratégia de marketing psicológico é possível que não se coloque o total da soma dos itens no final. Parece não muito efetivo, mas se pensarmos que nunca vemos produtos em lojas que custem R$2000, e sempre R$1999, este tipo de estratégia é válida.
4- Condições de pagamento
Quanto mais formas de pagamento, melhor para o cliente. Depois de apresentar as cindições você pode incluir uma obserfvação dizendo que outras formas de pagamento são possíveis mediante negociação. Isso demonstra flexibilidade.
Outro detalhe importante nesta parte ou na sessão de preços, é dizer se os impostos estão inclusos ou não. É o tipo de informação que muitas vezes falta nas propostas.
5- Prazos
Projetos arquitetônicos, obras e coisas desse porte tem geralmente um prazo de meses. É muito importante deixa-los bem claros para que, assim como no caso dos escopos, não haja incompatibilidade de expectativas por parte do cliente futuramente.
Eu uso como estratégia visual, incluir o prazo para liberação de obra. Sabemos que a maioria dos clientes começa a execução da obra assim que possível, portanto é válido utilizar essa realidade a seu favor. Se você está orçando um projeto completo, coloque a data de previsão de conclusão de todos os serviços e a de liberação. Após obter a aprovação do cliente e da prefeitura, estando definida a arquitetura e a estrutura, a obra pode ser iniciada ou ao menos os serviços de projetos complementares. Dessa forma você quebra o tamanho do prazo final, o que torna o tempo mais atrativo para o cliente.
6- Rodapé
Nesta sessão você pode incluir suas informações profissionais, como o nome do escritório ou do profissional, número do C.A.U. data, validade da proposta e contatos. A estratégia de utilizar data de validade pode ser útil caso a proposta se prolongue muito. Com o tempo os preços mudam, coisas entram e saem de sua planilha de orçamento e prazos de disponibilidade podem ser perdidos.
7- Detalhes
Não esqueça de especificar tudo o que faz parte do serviço em questão. Se RRT, visitas técnicas, plotagens e afins estão inclusos. Não deixe de escrever observações nos itens quando julgar relevante, mas seja sucinto.
Diagramação e design
Este quesito pode ser muito pessoal, afinal gosto é gosto. Mas há algumas regrinhas que devem ser seguidas se você quer garantir a eficiência de sua proposta.
Evite cores e imagens de fundo.
Um design minimalista é sempre mais adequado.
Utilize fontes atrativas e legíveis, evite fontes padrão abnt ou de softwares.
Linhas separadoras podem ajudar na clareza das informações.
Cuidado ao tentar se destacar das demais propostas, pode ser um tiro no pé.
Procure referências de grandes empresas ou profissionais do seu segmento, ou na internet mesmo.
Lembre-se de que somos arquitetos. Uma visão que me ajudou muito a desenvolver minhas peças de identidade visual foi: Não somos nem contadores, nem pintores. Faça algo equilibrado entre criatividade e função. Há exemplos excelentes no Pinterest ou outras plataformas, que podem te ajudar nessa questão.
Salve um template para dinamizar suas negociações.
Uma proposta apresentável e bem organizada ajuda na sua imagem. Se você está participando de uma concorrência, tenha em mente que ela é como se fosse o seu currículo no caso de uma seleção por uma vaga de emprego. Evite passar valores banalmente por mensagem ou até verbalmente. Como dito anteriormente, lidamos com valores e serviços relevantes. Afinal, ninguém entra em uma imobiliária e diz: Quanto tá a dúzia do apê ai? Me vê duas.
Colegas arquitetos(as), espero que o artigo tenha sido útil e que daqui pra frente vocês obtenham sucesso na negociação dos projetos!